W najbliższych latach dokumenty drukowane będą nadal odgrywały istotną rolę w instytucjach i przedsiębiorstwach. Aby wprowadzić je do elektronicznego systemu obiegu dokumentów DMS (Document Management System), potrzebny jest skaner dokumentowy. Najbardziej niezawodne, zaawansowane urządzenia z tej grupy oferuje Fujitsu. Mimo że w tej branży pojawiło się ostatnio wielu nowych producentów, to marka Fujitsu wyznacza trendy i pozostaje liderem zarówno tego rynku, jak i techniki skanowania.

 

Bezpieczeństwo

Skanery dokumentowe muszą sprostać dużym potrzebom użytkowników. W porównaniu z tradycyjnymi urządzeniami skanują więcej, szybciej, bezpieczniej, dokładniej i taniej. Niestety nie jest łatwo pogodzić wszystkie te elementy.

Skanery klasy produkcyjnej, które nierzadko skanują powyżej 120 kartek A4 na minutę, muszą być całkowicie bezpieczne dla dokumentów. Fujitsu stosuje rozmaite mechanizmy kontroli prowadzenia papieru, dzięki którym w przypadku problemu skanowanie natychmiast zostaje zatrzymane. Bezpieczeństwo dokumentów zapewniają systemy separacji i aktywnej ochrony papieru, wykorzystujące czujniki ultradźwiękowe oraz sensory mierzące prędkość obrotową rolek.

Stosuje się również segmentację całego toru przetwarzania dokumentu na trzy obszary: pobieranie, prowadzenie i wyjście. Przy pobieraniu kolejnych kartek rolki rozpędzane są liniowo, aby papier – szczególnie o niskiej gramaturze – nie był szarpany, tylko delikatnie rozpędzany do nominalnej prędkości skanowania. Rolkami wyjściowymi również steruje się oddzielnie, aby wyhamować papier, który przy prędkości skanowania wynoszącej 2 kartki A4 na sekundę byłby „wystrzeliwany” ze skanera. Dzięki temu można zrezygnować ze stopera, który w mniejszych modelach zapobiega wypadaniu kartek z odbiornika.

 

Bartłomiej Cholewa

 

Product Manager, Alstor

Skanery dokumentowe firmy Fujitsu są synonimem najwyższej jakości i niezawodności. Mocnym atutem jest bardzo dobre wsparcie techniczne z rozwiniętą siecią usług serwisowych oraz duża dostępność części eksploatacyjnych i ich łatwa wymiana. Alstor, jako dystrybutor skanerów Fujitsu w Polsce, świadczy w tych obszarach pełny wachlarz usług realizowanych na najwyższym poziomie. Potwierdza to certyfikat jakości ISO 9001, którym dysponuje nasz dział serwisu.

 
Najwyższa jakość obrazu, szybkość i niezawodność

Jakość zeskanowanych obrazów może być nawet lepsza niż papierowych oryginałów. Dostawcy skanerów wyposażają swoje urządzenia w swego rodzaju „inteligencję”, która odpowiada za poprawę jakości skanowanych danych, szczególnie tekstu. Eliminują tzw. wyjątki, czyli miejsca, w których skaner ma pobrać dwie kartki. Przykładem takiej sytuacji są paragony fiskalne dołączone do faktury, które standardowo zostałyby uznane za podwójne pobranie. Użytkownik ma możliwość wcześniejszego zdefiniowania, gdzie takie wyjątki mogą się pojawić. To przyspiesza cały proces skanowania, ograniczając czynności przygotowawcze do minimum.

W skanerach Fujitsu zastosowano profesjonalne systemy cyfrowego przetwarzania obrazu, wykorzystujące wbudowane, specjalistyczne procesory. Poprawiają one jakość skanowanych dokumentów, filtrują tło, wskazują strony o niezadowalającej jakości druku, obracają obrazy na podstawie kierunku tekstu, automatycznie rozpoznają format i odróżniają dokumenty kolorowe od czarno-białych. A wszystko to bez wpływu na prędkość skanowania. Dzięki tym operacjom pliki wyjściowe mogą być poddawane dalszemu przetwarzaniu OCR czy indeksowaniu, co pozwala na późniejsze szybsze odszukanie potrzebnego dokumentu.

Skanery produkcyjne są przystosowane do pracy non stop – 24 godziny na dobę. Radzą sobie z niebagatelnym obciążeniem przekraczającym 100 tys. kartek dziennie. Tej klasy urządzenia muszą być maksymalnie wytrzymałe, dlatego najbardziej zaawansowane modele montuje się ręcznie. To podnosi koszty ich produkcji, ale i tak użytkownicy otrzymują produkt o bardzo dobrym współczynniku ceny do jakości.

 

Wybór modelu

Skaner dokumentowy jest ważnym elementem systemu DMS. Wybór tego urządzenia nie powinien odbywać się wyłącznie na podstawie parametrów technicznych. Duże znaczenie ma bliska współpraca klientów z partnerami dysponującymi fachową wiedzą. Decyzję o zakupie warto poprzedzić testami w środowisku produkcyjnym (z rodzajem dokumentów, które będą skanowane) oraz zasięgnięciem opinii innych użytkowników, którzy z pewnością potwierdzą zalety skanerów dokumentowych Fujitsu.

Zalety elektronicznego archiwum

Przedsiębiorstwa przechowują coraz więcej informacji w formie elektronicznej.

Robią to nie tylko z uwagi na prawny obowiązek archiwizowania określonych typów dokumentów w formie cyfrowej. Ważne są również względy praktyczne:

• szybki dostęp do szukanego dokumentu – indeksowanie i katalogowanie plików cyfrowych jest łatwiejsze, a wyszukiwanie, włącznie z przeszukiwaniem treści, jest skuteczne i efektywne,

• cyfrowy dokument jest dostępny dla wielu osób, nawet w tym samym czasie,

• nie trzeba wykonywać kopii, ponieważ dokumenty przechowywane są w centralnym repozytorium i można uzyskać do nich dostęp wiele razy,

• nie ma zagrożenia, że dokument się zagubi czy ulegnie zniszczeniu,

• szybki proces dystrybucji dokumentu, np. pocztą elektroniczną,

• zmniejszenie liczby oryginałów przechowywanych w fizycznym archiwum,

• ochrona przed starzeniem się dokumentów,

• nie ma możliwości uszkodzenia czy zniszczenia dokumentu podczas przeglądania.

 

Alstor dysponuje pulą skanerów demonstracyjnych, udostępnianych na testy u klientów końcowych (bezpośrednio lub przez partnerów). W przypadku skanerów produkcyjnych testy są zazwyczaj poprzedzone instalacją i wstępnym szkoleniem, prowadzonym przez wykwalifikowanych specjalistów dystrybutora. Skaner najczęściej jest instalowany w środowisku odpowiadającym warunkom produkcyjnym i przetwarza dokumenty, z jakimi klient ma do czynienia. Daje to najlepszy obraz procesu skanowania i umożliwia rzetelną ocenę oferty przed zakupem.

Portfolio skanerów Fujitsu składa się z kilku klas produktów, które zostały opisane poniżej.

Do skanowania produkcyjnego

Wszędzie tam, gdzie skanowane są tysiące dokumentów dziennie, konieczne są urządzenia niezawodne i o dużej prędkości działania, np. modele Fujitsu fi-6800 czy fi-5950, skanujące do 135 stron na minutę. Dostarczane wraz z nimi oprogramowanie Kofax VRS dodatkowo przyspiesza pracę, ograniczając czynności przygotowawcze i automatyzując obróbkę zeskanowanych obrazów.

Do departamentów

Pozostałe modele z serii Fujitsu fi świetnie sprawdzą się w instytucjach, w których skanowanych jest od kilku do kilkunastu tysięcy kartek dziennie. Na szczególną uwagę zasługują modele z oznaczeniem Z, oferujące zaawansowane rozwiązania charakterystyczne dla modeli produkcyjnych, a jednocześnie cechujące się prostą i intuicyjną obsługą. Te modele mają kompaktowe wymiary i korzystny stosunek ceny do możliwości skanera.

Dla sektora MSP

Rodzina skanerów Fujitsu ScanSnap to urządzenia przeznaczone dla mniejszych biur i instytucji. Najbardziej wszechstronnym urządzeniem jest iX500. Model ten idealnie sprawdzi się w każdym biurze, służąc zarówno do skanowania pojedynczych kartek, jak i przetwarzania wsadowego (podajnik mieści 50 kartek). Wbudowany moduł Wi-Fi umożliwia bezpośrednie przesyłanie skanów do urządzeń mobilnych Apple iPad/iPhone czy innych pracujących pod kontrolą systemu Android, jak również do komputerów PC i Mac. W tej linii wyróżnia się skaner ScanSnap S1100 – miniaturowe urządzenie zasilane bezpośrednio z notebooka, z którego można korzystać dosłownie wszędzie.

Do nietypowych zadań

Ostatnio rynek skanerów dokumentowych zrewolucjonizował najnowszy model Fujitsu z rodziny ScanSnap. SV600 ma głowicę skanującą umieszczoną na statywie, która umożliwia bezdotykowe skanowanie dokumentów. Takie rozwiązanie zapewnia bezpieczne skanowanie cennych i delikatnych dokumentów oraz wygodne kopiowanie czasopism, książek, zszytych kartek lub dokumentów nietypowych (np. o wysokiej gramaturze czy w dużym formacie).

 

Dodatkowe informacje:

 

Bartłomiej Cholewa, Product Manager, Alstor

b.cholewa@alstor.com.pl

tel. (22) 510-24-55, 501-360-973

Artykuł powstał we współpracy z firmami Fujitsu i Alstor.