Awarie mogą wystąpić w przypadku każdego, nawet najbardziej niezawodnego systemu IT. Tak było w maju 2016 r., kiedy to Centralny Ośrodek Informatyki poinformował o awarii Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej. Nie byłoby w tym nic szczególnego, gdyby nie to, że Anna Streżyńska, minister administracji i cyfryzacji, tak skomentowała zdarzenie na Twitterze: „Mamy do czynienia z uszkodzeniem fizycznym; wdrożony jest plan kryzysowy. ePUAP został zbudowany bez backupu”. Jak się później okazało, kopie zapasowe tego systemu były tworzone, ale w sposób, który wymagał przeprowadzenia czasochłonnych operacji przez administratorów IT. W efekcie prawidłowe funkcjonowanie ePUAP-u przywrócono dopiero po upływie kilkudziesięciu godzin.

Systemy informatyczne pełnią coraz ważniejszą rolę w urzędach administracji publicznej, a – jak pokazuje opisany wyżej przykład – ich awarie mogą mieć poważne skutki. Takie zdarzenia powinny być sygnałem ostrzegawczym i motywacją do podjęcia odpowiednich kroków przez osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo danych i zapewnienie ciągłości działania urzędów. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom do backupu można bardzo szybko przywrócić sprawność uszkodzonym systemom IT. W rezultacie skutki przestoju spowodowanego awarią czy atakiem hakerskim stają się znacznie mniej dotkliwe. Dostępne techniki nie tylko skracają czas przywracania, ale również umożliwiają częstsze wykonywanie kopii zapasowych. Dzięki temu w razie awarii traci się mniej danych, bo tylko te, które zostały zapisane po sporządzeniu ostatniego backupu.

Kopie zapasowe są również bardzo dobrym zabezpieczeniem na wypadek coraz częstszych infekcji komputerów wirusem typu ransomware. Po dostaniu się do komputera szkodnik szyfruje zapisane w nim pliki, co powoduje, że stają się one niedostępne dla użytkownika. Dostęp do nich można odzyskać po zapłaceniu okupu. Takie oprogramowanie jest wykorzystywane również w Polsce, a przestępcy potrafią przeprowadzać działania na dużą skalę. Jeśli jednak regularnie tworzy się backup, to w przypadku takiego ataku utracone zostaną co najwyżej pliki powstałe po zapisaniu ostatniej kopii zapasowej.

Działania zmierzające do ochrony przed utratą danych, np. na skutek awarii czy ataków wirusów, nie powinny być pozorne. Przytoczony przypadek awarii ePUAP doskonale obrazuje ten problem. Wdrożone zostało rozwiązanie do zapisywania kopii zapasowych – uznano, że wystarczająco chroni wszelkie dokumenty oraz informacje przechowywane w formie elektronicznej. Okazało się jednak, że nie zapewnia ono realnego bezpieczeństwa danych i ciągłości pracy systemów w sytuacjach awaryjnych. Dlatego warto wykonać dokładną analizę już stosowanych rozwiązań i procedur, aby zweryfikować, czy gwarantują one odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Zaniedbania mogą bowiem doprowadzić do utraty ważnych informacji. A trzeba pamiętać, że regulacje prawne nakładają na niektóre podmioty obowiązek przechowywania pewnych typów plików nawet przez wiele lat. Zapewnienie zgodności z przepisami nie powinno być jednak ostatecznym celem. Badania wykazują, że ponad połowie przedsiębiorstw nie udaje się odzyskać danych z kopii zapasowych. Najczęściej jest to efekt braku monitorowania procesów backupu, przez co nie wykrywa się tych przypadków, w których kopia zapasowa nie została wykonana poprawnie.

Ważnym elementem systemu do backupu są nośniki, na których przechowuje się kopie zapasowe. W administracji publicznej zbyt często są to taśmy magnetyczne, które powinny być dzisiaj traktowane przede wszystkim jako nośnik archiwalny, a nie jako miejsce regularnego zapisywania kopii zapasowych. Znacznie lepszą metodą tworzenia backupu jest D2D (disk to disk) – to rozwiązanie skraca okna backupowe i czas potrzebny na przywrócenie danych w sytuacji awaryjnej, a także, dzięki deduplikacji, znacznie zmniejsza rozmiar kopii zapasowych. Równolegle można korzystać z taśm magnetycznych, traktując je jako dodatkową kopię bezpieczeństwa.

Informacje dotyczące projektu „All of backup” i związanych z nim rozwiązań do zastosowania m.in. w sektorze publicznym można znaleźć na stronie www.backup.info.pl