Wielkie straty są spowodowane błędami w zarządzaniu i niewłaściwym korzystaniem z rozwiązań informatycznych w firmach. Połowa z tych kosztów –  444 mln euro – jest związana z nieprawidłowym działaniem drukarek – według badania przeprowadzonego przez Buyers Laboratory LLC (BLI) na zlecenie Epsona.  

Według informacji uzyskanych od respondentów problemy wynikające z przestojów drukarek odpowiadają za utratę średnio 8,8 min. czasu pracy dziennie. W Polsce powodują stratę czasu pracy średnio 2 godz. i 56 min. miesięcznie przez każdego pracownika.

Zdaniem osób biorących udział w badaniu ich wydajność spadłaby przeciętnie o 21 proc., gdyby na swoich stanowiskach pracy musiały one obywać się bez drukarek. Natomiast 86 proc. respondentów twierdzi, że drukowanie odgrywa ważną rolę w wypełnianiu przez nich obowiązków służbowych. 

Badanie pokazuje, że wiele firm nie korzysta z najlepszych technologii lub praktyk drukowania, a już chociażby przegląd floty drukarek mógłby zmniejszyć straty. 

„Z naszego badania wynika, że tylko nieznacznie więcej niż połowa, tj. 54 proc., firm strategicznie wdraża nowe rozwiązania IT. Oznacza to, że pozostałe 46 proc. jeszcze nie do końca rozumie wpływ, jaki odpowiednie technologie mogą mieć na ich wydajność oraz rentowność.” – zauważa Ewa Pytlak z Epsona. 

Przekonuje, że koszty użytkowania maszyn drukujących w firmach są niższe, gdy przedsiębiorstwo używa urządzeń atramentowych (ponad połowa flot drukarek w polskich biurach składa się ze sprzętu laserowego). Według danych Epsona używanie maszyn z technologią Replaceable Ink Pack System (RIPS) pozwala nawet zupełnie wyeliminować problemy z konserwacją w porównaniu z urządzeniami laserowymi. Producent twierdzi, że pozwalają one obniżyć koszt drukowania o 50 proc. w stosunku do technologii laserowej, a także zmniejszyć pobór mocy oraz ilość odpadów odpowiednio o 96 proc. i 94 proc.

Do kosztów związanych z konserwacją i przestojami dochodzą straty związane z rozlokowaniem drukarek. Według Epsona pracownicy w polskich firmach muszą średnio chodzić 7,6 m do najbliższej drukarki. Ponieważ respondenci każdego dnia drukują średnio 14 materiałów, po zsumowaniu odległość wynosi 106 m dziennie. 

Problem ten można rozwiązać, wdrażając system rozproszonych drukarek, przeznaczonych dla poszczególnych grup roboczych lub pracowników. Takie rozwiązanie dodatkowo ogranicza straty związane z opóźnieniami (gdy tworzą się kolejki do drukowania) oraz przestojami (gdy wysiądzie centralna drukarka). Według danych Epsona 48 proc. pracowników w Europie przyznaje, że problemy wynikające ze stosowania scentralizowanych systemów druku są głównym źródłem frustracji pracowników związanym z drukarkami.