Dokumentację osobową i płacową pracowników będzie można archiwizować w formie cyfrowej – to jedno z ułatwień zapowiedzianych wśród "100 zmian dla firm". Projekt ustawy przygotowało Ministerstwo Rozwoju. Prawdopodobnie wejdzie w życie od początku 2019 r.

Otóż obowiązek przechowywania dokumentów pracowników zostanie skrócony do 10 lat. Obecnie wynosi 50 lat.

Co istotne dokumenty będzie można zarówno tworzyć, jak i przechowywać w formie elektronicznej. Będzie to dotyczyć osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., a także (tu zdecyduje pracodawca) zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. Firma będzie mogła także przenieść w całości papierowe akta na nośniki elektroniczne. Co istotne, dla dokumentów pracowniczych wytworzonych przed końcem 2018 r. nadal będzie obowiązywać dotychczasowy termin przechowywania – 50 lat. W przypadku zatrudnionych w okresie 1 stycznia 1999 r. – 31 grudnia 2018 r. ten czas będzie można skrócić.

Oznacza to, że liczone w metrach i tonach w niektórych firmach dokumenty będą digitalizowane. Jednocześnie przedsiębiorca będzie musiał zabezpieczyć przed dostępem niepowołanych osób. Papiery pracowników przekształcane w formę cyfrową trzeba będzie opatrzeć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo pieczęcią elektroniczną.