Trzeba szybko zareagować na problem z rosnącymi cenami i wydłużającym się czasem dostaw sprzętu – apelował niedawno Związek Cyfrowa Polska w sprawie przetargów IT.

Jest reakcja Urzędu Zamówień Publicznych. Wydał rekomendacje dla zamawiających.

Urząd zaleca zamawiającym wykorzystanie dostępnych już rozwiązań ustawowych, aby usprawnić realizację umów i ograniczyć związane z nią problemy.

Róbcie konsultacje

Wskazuje m.in. na możliwość przeprowadzenia konsultacji rynkowych, aby zweryfikować np. odpowiednie terminy dostaw.

Aktualne przepisy pozwalają też reagować na zmieniające się okoliczności na rynku już na etapie postępowania w ramach trybu negocjacyjnego udzielania zamówień – przypomina UZP.

Co istotne, dopuszczalna  jest  zmiana umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia, o ile została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, w  postaci jasnych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych.

„Klauzule przeglądowe, które są odpowiednio przygotowane i adekwatne do przedmiotu zamówienia, mogą zabezpieczyć strony przed ryzykami na etapie realizacji przedmiotu zamówienia” – zaznacza UZP.

Umowę możecie zmienić

Urząd wskazuje ponadto zamawiającym, że dopuszczalna jest zmiana umowy bez nowego postępowania, jeżeli jest spowodowana okolicznościami, których nie można było przewidzieć. Pozwala to na reakcję w przypadku kontraktów już zawartych.

Wg pzp pewne zapisy można sformułować na nowo warunkiem, że zmiana nie modyfikuje ogólnego charakteru umowy, a wzrost cen spowodowany każdą kolejną zmianą nie przekracza 50 proc. pierwotnej wartości.

Waloryzacja jest dopuszczalna

Kolejna kwestia już obecna w przepisach. W nowym pzp jest opcja waloryzacji umów na roboty budowlane lub niektóre usługi, zawarte na czas dłuższy niż 12 miesięcy.

„Zadaniem waloryzacji umownej jest urealnienie wynagrodzenia wykonawcy w przypadku zmian ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia” – przypomina UZP.

Analizujcie ryzyko

Zamawiającym zaleca też już na wstępie analizę ryzyk, jakie mogą wystąpić w związku z przetargiem i jego realizacją.

UZP przypomina, że w przetargach o wartości równej lub wyższej niż progi unijne, przed wszczęciem postępowania jest obowiązek analizy potrzeb i wymagań, biorąc pod uwagę rodzaj i wartość zamówienia. W innych przypadkach takie analizy są dobrowolne (obejmują w szczególności rozeznanie się na rynku w zakresie możliwych  wariantów  realizacji zamówienia, jak i w kwestii ryzyka).

„Wydane rekomendacje to dobry krok, by usprawnić realizację podpisanych już zamówień” – komentuje prezes Związku Cyfrowa Polska, Michał Kanownik. – „Mam nadzieję, że zamawiający będą je stosować” – dodaje.

Komunikat UZP można znaleźć tutaj.