Wiele firm decyduje się na wprowadzenie tego rodzaju oprogramowania jako element usprawnienia komunikacji i wspólnej pracy z dokumentami. To przyjazny i wspierający działania system, który wspiera optymalizację procesów biznesowych firm. Dodatkowo narzędzia te są w pełni dostosowywane do indywidualnych potrzeb samych zainteresowanych.

Czym jest Document Management System?

DMS pozwala na ułatwienie działań w obrębie firm, w trakcie dynamicznie zmieniającej się sytuacji rynkowej. Nie od dziś wiadomo, że dostęp do dokumentów i bezpieczne ich przechowywanie są kluczowe, zarówno na płaszczyźnie życia zawodowego, jak i prywatnego. W zdigitalizowanym świecie kwestią czasu było wykorzystanie technologii, która ułatwiłaby jej użytkownikom radzenie sobie z tym zadaniem.

Rynek IT dostosował się do zmian systemowych, samego sposobu pracy oraz narzędzi, którymi na co dzień dysponujemy. DMS nie tylko gromadzi, przechowuje i grupuje dokumenty, potrafi także rozpoznawać treści, które się na nich znajdują, co zdecydowanie przyspiesza pracę z dokumentami i pozwala dotrzeć do pożądanych treści w szybkim tempie.

DocuWare Intelligent Indexig to funkcjonalność automatycznego kategoryzowania dokumentów oraz rozpoznawania treści i pobierania danych, które opisują dokument w postaci tagów i tabel. Dzięki temu możliwa jest automatyczna archiwizacja dokumentu, a w efekcie szybkie i intuicyjne jego znalezienie w zasobach sieciowych oraz powiązanie go w ramach procesu z innymi wymaganymi w organizacji dokumentami. Taką właśnie funkcję spełnia DocuWare Intelligent Indexing – działający w środowisku chmurowym proces, wspomagający automatyczne uczenie się Systemu w zakresie przetwarzania dokumentów.

Trend przejścia na elektroniczny obieg dokumentów przyspieszyła pandemia koronawirusa, która pokazała, że przy pracy zdalnej niemożliwe jest działania na tradycyjnych dokumentach. Wiele firm funkcjonuje w bardzo rozproszonym środowisku, co wymusza zapewnienie pracownikom łatwego dostępu do dokumentów i zawartych w nich informacji. Jest to możliwe dzięki wykorzystaniu w szerokim zakresie rozwiązań chmurowych.

Jak wygląda proces wdrożenia systemu DMS?

Wdrożenie DMS nie jest skomplikowane. Obejmuje ono import różnych typów dokumentów z wielu źródeł, archiwizację i wyszukiwanie danych oraz przepływa zadań związanych z pracą z dokumentem. Wszystkie papierowe dokumenty zostają wprowadzone do elektronicznego obiegu. Ważne jest wyznaczenie sobie kluczowych celów w trakcie digitalizacji, co usprawni sam proces, jak i etap wdrażania pracowników w funkcjonowanie sytemu. Czas poświęcony na adaptację szybko przyniesie pożądane rezultaty w postaci usprawnienia działań firmy. Trzeba również pamiętać o długoterminowym utrzymaniu systemu. W przypadku takich rozwiązań jak DocuWare Cloud to dostawca usługi jest odpowiedzialny za nadzór nad utrzymaniem ciągłości działania systemu bezpieczeństwem zgromadzonych danych oraz tworzeniem kopii zapasowych.

– Najczęściej nasi klienci wybierają na początek kilka obszarów funkcjonowania DocuWare: Obiegi różnych typów faktur, Teczki pracownicze, Umowy i Korespondencję. Zazwyczaj jest to początek drogi i satysfakcjonującej, obopólnej współpracy, która kończy się implementacją pełnego rozwiązania. Nasze doświadczenie pokazuje, że największymi korzyściami dla firm są: możliwość pracy rozproszonej – tak niesamowicie obecnie ważnej w kontekście zmienionej sytuacji biznesowej oraz szybkie wdrożenie, wykorzystujące predefiniowane środowiska chmurowe i bogatą wiedzę w zakresie popularnych procesów biznesowych – podsumowuje Włodzimierz Urbański, Kierownik Zespołu Wsparcia Sprzedaży Komputronik Biznes.