O tym, jak mądrze wprowadzać rozwiązania archiwizacyjne do firm i instytucji, gdzie można znaleźć klientów i jak producenci budują swoją ofertę w tej dziedzinie, rozmawiano podczas debaty zorganizowanej w październiku przez Veracomp. W debacie udział wzięli: Krystian Hofman, Business Development Manager w Arcserve, Piotr Nogaś, Business Development Manager w HPE, Robert Lejnert, Bigdata IM&G Consultant w Micro Focus, Marcin Kabaj, Regional Sales Manager w Quantum, Leonid Venglinski, System Engineer w Veritas Technologies. Spotkanie prowadził Mirosław Chełmecki, dyrektor Działu Pamięci Masowych i Serwerów w Veracompie.

Podkreślać różnicę

Uświadomienie klientom różnicy między backupem a archiwizacją okazuje się niezwykle istotne. Tym bardziej że nawet wśród samych specjalistów IT pojawiają się rozbieżności w podejściu do tych dwóch procesów i wspomagających je narzędzi informatycznych. Producenci systemów backupu nierzadko dołączają do nich funkcje charakterystyczne dla archiwizacji, co powoduje, że klienci biznesowi te pojęcia mylą. Trzeba więc wyraźnie powiedzieć, że backup to nie odpowiednik archiwum, choć próbuje się go używać również do tych celów.

W wielu przedsiębiorstwach administratorzy regularnie (np. raz w miesiącu) zatrzymują taśmy z kopią danych z back-
upu, uważając, że w ten sposób tworzą dodatkowo archiwum. W ocenie specjalistów może tak postępować ponad 70 proc. organizacji. Tymczasem, o ile backup to regularnie sporządzana kopia zmiennych danych produkcyjnych, umożliwiająca szybkie odtworzenie środowiska po awarii w możliwie aktualnym stanie, o tyle archiwizacja to bezpieczne, długoterminowe składowanie statycznych danych i informacji, w celu ewentualnego ponownego ich wykorzystania w bliżej nieokreślonej przyszłości.

W podejściu do archiwum priorytetem jest koszt jego utrzymywania (niektóre dane według prawa trzeba przechowywać nawet przez 50 lat) i zastosowanie technologii zapisu odpornej na upływ czasu. W dodatku stosunkowo łatwy dostęp do danych archiwalnych powinien być połączony ze skuteczną ochroną przed działaniem osób niepowołanych, możliwością sfałszowania plików czy po prostu ich utraty. Dlatego procesy backupowe i archiwizacyjne powinno się zdecydowanie rozdzielać. Mało tego, regularny backup może być wisienką na torcie, gdy mowa o zabezpieczeniu firmowego archiwum.

Archiwizacja: czasy jej sprzyjają

Do niedawna jeszcze organizacje nie przetwarzały tak ogromnych ilości danych, jak obecnie. Stosunkowo łatwo orientowały się też, jakimi danymi dysponują – operowały setkami gigabajtów, podczas gdy obecnie mówi się o petabajtach, w tym zupełnie nowego rodzaju danych, np. agregowanych z sieci społecznościowych czy multimedialnych. Gromadzą je np. działy HR, szkoleniowe, marketingu, sprzedaży. Z nimi też należy rozmawiać w pierwszej kolejności o kłopotach związanych z archiwizacją i rozwiązaniach stanowiących remedium na nie.

Podczas debaty padł przykład firmy zajmującej się hodowlą kur. Jej szefowie zamierzają nagrywać ruch ptactwa na farmie, co pomoże w szybkiej reakcji na odchylenia w zachowaniu zwierząt będące zwiastunami chorób. Coraz więcej zakładów wytwórczych chce stale rejestrować procesy produkcyjne, aby wychwytywać nieprawidłowości. Dane multimedialne zaczyna też regularnie generować sektor publiczny. Przykładowo samorządy nagrywają sesje rady i zamieszczają je w sieci. W wielu województwach są realizowane projekty udostępniania informacji publicznej w postaci cyfrowej. Tak więc podłoże do sprzedaży specjalistycznych rozwiązań archiwizacyjnych już jest…

Choć firmy mają potrzeby w tym zakresie, to często próbują je zaspokajać, działając schematycznie – czyli nieskutecznie. Jak chociażby jedno z polskich przedsiębiorstw realizujące zlecenia dla zagranicznego inwestora. Dysponuje kilkunastoma petabajtami zebranych danych archiwalnych, które chce zachować, posługując się backupem, co w tym przypadku się nie sprawdzi. Dlatego rola archiwizacji rośnie i coraz więcej klientów, dzisiaj tylko pytających o backup, będzie nią zainteresowanych. Oni też będą potrzebować profesjonalnej pomocy ze strony integratorów w doborze konkretnych rozwiązań.

 

Od chaosu do struktury

Debatujący przyznali, że klienci mogą czuć się zdezorientowani, próbując zapanować nad przyrostem różnorodnych danych w swoich przedsiębiorstwach. Tym bardziej że przechowywanie części z nich podlega regulacjom prawnym. Ogromna więc rola doradcza integratorów, dystrybutorów i producentów, aby skutecznie pomagać w tym zakresie. Według specjalistów punktem wyjścia jest zrozumienie, jak zarządza się danymi i informacją w danej firmie, co wymaga dużego zaangażowania zarówno po stronie klienta, jak i integratora. Pomoże w tym analiza środowiska, która odpowie na pytanie, jakiego rodzaju dane i informacje ich użytkownik posiada w swoich systemach, a następnie stworzenie ich map, zaimplementowanie mechanizmów retencji i sposobów chronienia (muszą odpowiadać nie tylko potrzebom biznesowym organizacji, ale też warunkom prawnym). To wielowymiarowa praca koncepcyjna, w której mogą również pomóc producenci, służąc odpowiednimi rozwiązaniami do klasyfikacji danych i lokalizowania ich w systemach przedsiębiorstw, a ponadto własnym doświadczeniem w ich implementacji.

Podczas dyskusji nie mogło oczywiście zabraknąć wątku RODO. Podkreślano, że zmiana prawa czy zaostrzenie istniejących już przepisów nie skutkują od razu dużymi inwestycjami w odpowiednie rozwiązania IT. To często proces zakupowy rozłożony w czasie, w którym firmy informatyczne pełnią bardzo ważną rolę – pomagają klientom końcowym w dostosowaniu się do bardzo ogólnie sformułowanych przepisów. RODO zdaniem debatujących nie można traktować jako wytrychu do szybkiego zwiększenia sprzedaży – również profesjonalnych systemów archiwizacyjnych – tym bardziej, że mało która firma przyzna, iż nie jest na te przepisy gotowa. W przygotowaniu klienta do RODO, biorąc pod uwagę jego potrzeby związane z archiwizacją danych czy informacji, sprawdzi się metoda małych kroków, czyli zabezpieczenie zgodne z wymogami prawnymi na daną chwilę.

Integratorzy bacznie śledzący zmiany prawne zawsze będą o krok przed klientem pod względem tej specjalistycznej wiedzy, co pozwoli im na regularne proponowanie odpowiednich rozwiązań bez narażania go na jednorazowe duże nakłady finansowe. Trzeba pamiętać, że w odróżnieniu od backupu, który jest procesem stosunkowo prostym, a właściwie opanowaną już czynnością administracyjną, archiwizacja wymaga podejścia biznesowego. Procesów archiwizacyjnych nie da się dobrze wdrożyć bez odpowiedniego przygotowania klienta, audytu, który odpowie na pytanie, jakie de facto znaczenie mają różnego rodzaju gromadzone przez niego informacje.

Więcej informacji: http://www.backup.info.pl

Zdaniem specjalisty

  • Archiwum jest podstawą działania już teraz, a w niedalekiej przyszłości będzie koniecznością – Piotr Nogaś, Business Development Manager w HPE.
  • Do archiwizacji należy podchodzić rozsądnie, zrozumieć jej cel i realizować go, wykorzystując specjalistyczne rozwiązania, np. do archiwizacji poczty, baz danych. W procesie tym nie możemy się bać wykorzystania chmury, to jest nasza przyszłość – Robert Lejnert, Bigdata IM&G Consultant w Micro Focus.
  • Trzeba pamiętać o bezpieczeństwie danych w długiej perspektywie i o niskim koszcie ich składowania – Marcin Kabaj, Regional Sales Manager w Quantum.
  • Archiwizacja to element procesu zarządzania danymi w firmie. Podstawą jest wgląd w to, co przetwarzamy. Dzięki temu będziemy mogli odpowiednio zarchiwizować dane, zarządzać środowiskiem i być w zgodzie z przepisami – Leonid Venglinski, System Engineer w Veritas Technologies.
  • Polskie prawo jak najbardziej wskazuje, że archiwa trzeba mieć. Należy więc dokonać świadomego wyboru rozwiązań, które pozwalają organizacjom być zgodnymi z wymogami prawa – Krystian Hofman, Business Development Manager w Arcserve.